Kennzahlen-Governance auf dem nächsten Level:
Liftstar professionalisiert seine Qlik Landschaft mit der iVIEW Library
„Die direkte Zusammenarbeit mit Informatec auf Entwicklerebene war hervorragend. Ich hatte selten die Gelegenheit, etwas in einer so professionellen Entwicklungsvorgehensweise und zugleich in einer so unkomplizierten und pragmatischen Abstimmung voranzutreiben. Das hat richtig Spass gemacht.“
Dominik Schmidt, Leiter Business Intelligence, Liftstar
Der Kunde
Die Liftstar-Gruppe vereint führende Unternehmen aus den Bereichen Mobilität und barrierefreies Wohnen. Mit einem breiten Produktportfolio, das von Treppenliften über Hebe- und Plattformlifte für den Innen- und Aussenbereich bis hin zu Hausaufzügen reicht, bietet die Gruppe passende Mobilitätslösungen für die unterschiedlichsten Lebenssituationen. Gemeinsam verfolgen ihre Marken und engagierten Mitarbeiter das Ziel, Menschen in jeder Lebensphase ein selbstbestimmtes und unabhängiges Leben in den eigenen vier Wänden zu ermöglichen. Mit rund 1.000 Mitarbeitern und Hauptsitz in Köln ist die Liftstar GmbH das führende Vertriebsunternehmen der Branche. Mehr als 400 Experten beraten Kunden in ganz Deutschland, unterstützt von rund 80 Mitarbeitern im Kundenservice.
Lösung im Überblick
| BRANCHE Mobilitätslösungen / Treppenlifte | Abteilungen: Vertrieb, Beschaffung, Service, Finanzen und Produktion |
| REGION Deutschland & Österreich, Köln (Hauptsitz) | Datenquellen: Microsoft Business Central, Daten aus Telefoniesystemen, eigens entwickelte iOS-App für den Außendienst |
| Eingesetzte Technologien: Qlik (Migration von QlikView auf Qlik Sense), iVIEW Library | ROI und Zeit bis zur Wertschöpfung: Einsparungen von 0,5 bis 1 Arbeitstag pro Änderung, die 2 bis 3 KPIs in rund 150 Qlik-Apps betrifft. Die erste Version der iVIEW-ID-Erweiterung stand nach zwei Wochen zur Verfügung, und nach vier Wochen wurde eine voll funktionsfähige Lösung bereitgestellt. |
Ausgangssituation
Zentrale Qlik Landschaft, vereinheitlichte Kennzahlen
Datengestütztes Management hat bei Liftstar eine lange Tradition. Das Unternehmen arbeitete zunächst mit QlikView und stellte später auf Qlik Sense um, um eine Architektur zu zentralisieren, die zuvor stark auf einzelne Anwendungen ausgerichtet war, und um unternehmensweit standardisierte KPIs bereitzustellen.
Im Zuge der Umstellung auf Qlik Sense hat Liftstar umfangreiche, erweiterbare Sternschema-Datenmodelle aufgebaut. Für die Bereiche Vertrieb, Finanzen und Service stehen zentrale Modelle zur Verfügung, die nahezu alle Geschäftsanwendungen mit Daten versorgen. Individuelle Skripte kommen mittlerweile nur noch in einer geringen Anzahl spezialisierter Anwendungen zum Einsatz. „Alle Qlik-Anwendungen, die zentral definierte KPIs anzeigen, werden aus den grossen zentralen Datenmodellen versorgt“, erklärt Dominik Schmidt, Leiter Business Intelligence bei Liftstar.
Die Qlik-Landschaft umfasst rund 80 Streams und etwa 300 Anwendungen, von denen etwa 150 im Produktivbetrieb eingesetzt werden. Rund 700 Nutzer aus den Bereichen Marketing, Pre-Sales, Vertrieb und Kundendienst greifen auf Qlik-Analysen und -Berichte zu; Nur wenige Bereiche bleiben ausserhalb der zentralen Analyseplattform. Die wichtigsten Daten stammen aus Microsoft Business Central und werden unter anderem durch Daten aus Telefoniesystemen sowie einer eigens entwickelten iOS-App für den Aussendienst ergänzt. Insgesamt verarbeitet Liftstar rund 600 GB an Datenbankdaten in Qlik. Die meisten Daten werden über Nacht aktualisiert, während einige kleinere Anwendungen zusätzlich alle 30 Minuten aktualisiert werden.
Die zentralisierte Datenarchitektur schuf die Grundlage dafür, dass alle Mitarbeiter im gesamten Unternehmen bei der offiziellen Berichterstattung mit denselben Zahlen arbeiten konnten. Die Verwaltung der damit verbundenen KPIs, Dimensionen und Variablen stellte jedoch weiterhin eine Herausforderung dar. Qlik stellt standardmässig Master-Elemente innerhalb einer einzelnen App bereit. Sollten dieselben Definitionen in vielen Apps verwendet und aktualisiert werden müssen, ist ohne eine zusätzliche Lösung ein erheblicher manueller Aufwand erforderlich. Daher nutzte Liftstar viele Jahre lang den „Governed Metrics Service“ aus den EA Power Tools. Das Community-Tool verwendete eine Excel-Datei mit mehr als 4.000 Elementen, um zu steuern, welche KPIs und Dimensionen an die Qlik-Anwendungen verteilt wurden. Dadurch war es möglich, eine Änderung zentral durchzuführen, anstatt bis zu 150 Anwendungen einzeln anzupassen. „Hätten wir zwei oder drei KPIs manuell in allen Apps ändern müssen, wäre schnell ein halber bis ein ganzer Arbeitstag verloren gegangen“, sagt Schmidt.
Das Tool war jedoch seit mehreren Jahren nicht mehr weiterentwickelt worden. Einige Protokollierungsfunktionen funktionierten bereits nicht mehr, da technische Bibliotheken in der Microsoft-Umgebung aktualisiert worden waren und ältere Funktionen nicht mehr unterstützt wurden. Mit jedem Qlik Sense Update wuchs das Risiko, dass die zentrale Versorgung nicht mehr funktionieren würde. Eine eigene Weiterentwicklung des offenen Quellcodes stand kurz im Raum. Liftstar entschied sich jedoch, nach einer professionellen Produktlösung mit verlässlicher Weiterentwicklung und Support zu suchen.
Lösung
Herausforderung: Governance für Kennzahlen und Master Items
Bei seiner eigenen Internetrecherche nach einer Lösung für die zentrale Verwaltung von Kennzahlen, Variablen und Master Items in Qlik stiess Dominik Schmidt auf die iVIEW Library von Informatec. «Ich hatte recherchiert, weil die bisherige Lösung schon etliche Jahre nicht mehr aktualisiert worden war und erste Ausfallerscheinungen zeigte. Irgendwann bin ich im Netz über iVIEW gestolpert», erinnert er sich.
Die iVIEW-Bibliothek ist eine webbasierte Anwendung und Teil des iVIEW Data Automation Framework von Informatec . Das in Qlik integrierte Framework vereint verschiedene Tools für Datenmanagement, Automatisierung und Governance; innerhalb dieses Frameworks übernimmt die Bibliothek die zentrale Verwaltung und Bereitstellung von KPIs, Dimensionen, Variablen, Beschreibungen und anderen Definitionen für Qlik. Als „Single Point of Truth“ ermöglicht sie es, Inhalte einmalig zu definieren, sie gezielt auf mehrere Qlik-Anwendungen zu verteilen und Änderungen zentral zu synchronisieren. Zudem unterstützt sie Suchfunktionen, Versionsverwaltung, Governance und Abhängigkeitsmanagement. Die Lösung ist sowohl für Qlik Sense als auch für Qlik Cloud verfügbar.
Nach der ersten Kontaktaufnahme stellte Informatec die iVIEW-Bibliothek in einer Online-Besprechung vor. Anschließend richtete ein Entwickler von Informatec gemeinsam mit Liftstar eine Testumgebung ein. Nach der erfolgreichen Testphase startete Liftstar mit einem Standardpaket für fünf iVIEW-Benutzer und einem Einführungsworkshop, in dem das Grundkonzept für die bestehende KPI-Management-Struktur entwickelt wurde. Das BI-Team verstand schnell, wie die Lösung funktionierte, setzte sie während eines Großteils der Implementierung eigenständig ein und klärte Fragen oder Probleme direkt mit dem Entwicklungsteam. Schon während der Tests zeigte sich, dass iVIEW den bisherigen Ansatz nicht nur ersetzen, sondern auch flexibler und kontrollierter abbilden konnte.
Aufgrund von Personalengpässen musste Liftstar das Projekt vorübergehend unterbrechen. Als das Team die Initiative wieder aufnahm, stellte Informatec zunächst die neueste, weiterentwickelte Version von iVIEW vor. Das Projekt gewann daraufhin rasch wieder an Schwung. Die funktionale Eignung hatte sich bereits in der Testphase bestätigt; der nächste Schritt bestand darin, die bestehende Konfiguration für den Produktiveinsatz in iVIEW zu übertragen und die verbleibenden Anforderungen gemeinsam umzusetzen. Dabei überzeugte insbesondere die unmittelbare Zusammenarbeit mit Informatec. Liftstar klärte Fragen und Fehlermeldungen direkt mit den Entwicklern ab, ohne dabei ein Ticket-System nutzen zu müssen. Dies ermöglichte es beiden Seiten, Anforderungen zügig zu bewerten und gemeinsam weiterzuentwickeln.
Als ausgebildeter Softwareentwickler und Systemarchitekt schätzte Schmidt besonders, dass Anforderungen nicht nur aufgenommen, sondern technisch eingeordnet und transparent erklärt wurden: «Es wurde nichts zerdiskutiert. Die Rückfragen hatten sofort Substanz. Man hatte direkt das Gefühl, dass unsere Problemstellung verstanden, der effizienteste Weg durchdacht und auch erklärt wurde, wie das System im Hintergrund funktioniert und an welcher Stelle unsere Wünsche umgesetzt werden können.»
Kundenindividuelle Weiterentwicklung
Ein erster Anpassungsbedarf betraf die umfangreichen Zusatzinformationen, die Liftstar in seiner bisherigen Excel-Steuerung zu Kennzahlen pflegte. Neben den Standardattributen sollten weitere Merkmale, Flags, Sortierinformationen oder fachliche Zuordnungen hinterlegt werden können. Informatec ergänzte daraufhin 20 frei konfigurierbare Felder in der iVIEW Library.
Diese Funktion wurde nicht als Sonderlösung umgesetzt, sondern in den Produktstandard übernommen und steht damit allen iVIEW Anwenderinnen und Anwendern zur Verfügung. «Informatec hat gesagt: Das kann auch für andere Kunden hilfreich sein, also nehmen wir es in das Produkt auf. Ohne grosses Gerede stand die Erweiterung zur Verfügung», beschreibt Schmidt das Vorgehen. Liftstar kann die zusätzlichen Felder heute flexibel befüllen und damit Kennzahlen strukturieren, filtern und verwalten.
Die zweite Erweiterung ging auf einen speziellen Wunsch von Liftstar zurück und war für die Produktivsetzung besonders wichtig: die stabile Referenzierung über selbst vergebbare IDs. In Qlik besitzt jedes Master Item eine technische ID. Die bisherige Lösung erlaubte Liftstar, dieselbe übergeordnete ID appübergreifend zu verwenden. Dadurch blieben Referenzen stabil, auch wenn eine Kennzahl umbenannt oder ein Sheet zwischen Qlik Anwendungen kopiert wurde.
Die iVIEW Library referenzierte anfangs über den Namen. Wurde beispielsweise die Kennzahl «Auftragszahl» in «Auftragsnettozahl» umbenannt, konnte die vorhandene Zuordnung verloren gehen und das Element zusätzlich angelegt werden. Liftstar bat Informatec deshalb um eine individuelle Erweiterung, die die aus dem früheren System bekannte ID-Logik auch in iVIEW abbildet. Nach rund zwei Wochen lag eine erste Version vor, nach vier Wochen stand eine funktionsfähige Lösung bereit. «Damit hatten wir wieder genau die Freiheitsgrade, die wir für die Verwaltung unseres Kennzahlensystems brauchten», erläutert Schmidt. Auch diese zunächst auf den konkreten Bedarf von Liftstar zugeschnittene Erweiterung wurde anschliessend in den iVIEW Standard übernommen.
Der Nutzen zeigt sich besonders beim Wiederverwenden kompletter Sheets. Da die referenzierten Kennzahlen in verschiedenen Apps dieselben IDs besitzen, können Sheets übertragen werden, ohne dass Verknüpfungen auf Master Items brechen. Gleichzeitig lassen sich Bezeichnungen ändern, ohne die technische Identität des Elements zu verlieren. iVIEW verbindet damit zentrale Governance mit der Flexibilität, die das BI-Team für die Weiterentwicklung seiner Qlik Anwendungen benötigt.
Einsatzbereiche und Nutzen
Gezielte Kennzahlensteuerung
Seit mehreren Monaten setzt Liftstar die iVIEW Library produktiv ein. Kennzahlen lassen sich gezielt verwalten und an ausgewählte Apps ausspielen. Anders als beim früheren Community-Tool muss nicht bei jeder Änderung der komplette Bestand an alle Anwendungen verteilt werden. Export- und Importfunktionen erleichtern die Übernahme grosser Listen; zusätzliche Felder ermöglichen eine individuelle Strukturierung und Filterung. «Wir haben eine höhere Gesamtprofessionalität des Systems, ein individuelleres Handling und deutlich bessere Governance-Möglichkeiten», fasst Schmidt zusammen.
Direkt mit iVIEW arbeiten die vier BI-Entwicklerinnen und -Entwickler bei Liftstar. Für die rund 700 Qlik Anwenderinnen und Anwender bleibt die technische Verwaltung im Hintergrund. Sie profitieren dennoch von einheitlicheren Definitionen und einer höheren Sicherheit: Änderungen werden zentral und nachvollziehbar umgesetzt, die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt und Korrekturen lassen sich schneller in allen betroffenen Apps ausrollen.
In einer Landschaft mit rund 150 produktiven Anwendungen fällt dieser Effekt deutlich ins Gewicht. Ohne zentrale Library müsste das BI-Team dieselbe Anpassung in vielen Apps manuell durchführen und anschliessend kontrollieren. iVIEW reduziert diesen Aufwand und hilft Liftstar, den erreichten Standard einheitlicher Kennzahlen dauerhaft zu sichern.
Zukunft
Mit Qlik Sense und iVIEW ist Liftstar für den weiteren Ausbau seiner Analytics-Landschaft gut aufgestellt. Qlik bleibt die zentrale Analytics-Plattform und liefert mit den Sterndatenmodellen die gemeinsame Datenbasis. Die iVIEW Library übernimmt die appübergreifende Verwaltung von Kennzahlen, Variablen und Master Items. Damit schafft sie klare Voraussetzungen für den weiteren Ausbau der Qlik Analysen: zentral gepflegte Inhalte, stabile Referenzen und nachvollziehbare Strukturen.
Zusammenfassung
Herausforderung
Zentrale Verwaltung von mehr als 4.000 Kennzahlen, Dimensionen, Variablen und Master Items über eine Excel-gesteuerte Community-Lösung, die nicht mehr weiterentwickelt wurde und erste Ausfallerscheinungen zeigte
Lösung
- Einführung der iVIEW Library als Erweiterung der bestehenden Qlik Sense Umgebung für die appübergreifende Verwaltung, Governance und Wiederverwendung
- Anpassung 1: 20 frei konfigurierbare Zusatzfelder für fachliche Attribute, Flags, Sortierung und Filterung; Übernahme in den iVIEW Standard für alle Nutzerinnen und Nutzer
- Anpassung 2: Stabile, selbst vergebbare IDs für Kennzahlen und Master Items; sichere Umbenennung und Übertragung von Sheets zwischen Apps; ebenfalls in den Standard überführt.
Ergebnisse
- Gezielte Verteilung einzelner Kennzahlen statt vollständiger Rollouts an alle Apps, weniger manueller Aufwand, geringeres Fehlerrisiko und höhere Transparenz.
