ERFOLGSGESCHICHTE – BÄKO HANSA

Optimierung der Qlik-Landschaft mit iVIEW

BÄKO HANSA verlagert das Qlik-Backend in die Cloud und bringt Struktur in seine KPIs

«Früher war unsere BI-Landschaft ein regelrechter Dschungel aus Skripten, Variablen und gewachsenen Strukturen. Mit iVIEW Dataflow und der iVIEW Library hat sich dieser Dschungel deutlich gelichtet. Die Prozesse sind heute klar strukturiert, die Kennzahlen konsistent und die Daten schneller verfügbar. Das schafft Transparenz und gibt uns eine stabile Basis für weitere Entwicklungen.»

Anne Eschenbrücher, Datenanalystin, BÄKO HANSA eG

Der Kunde

Die BÄKO HANSA eG ist eine der führenden regionalen Genossenschaften innerhalb der BÄKO-Gruppe, der zentralen Handels- und Dienstleistungsorganisation für das Bäcker- und Konditorenhandwerk in Deutschland. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Hamburg und wird durch Niederlassungen in Hildesheim, Grimmen und Michendorf unterstützt. BÄKO HANSA beliefert Bäckereien und Konditoreien mit Rohstoffen, Halbfabrikaten, technischen Geräten, Verpackungen und einem breiten Spektrum an Dienstleistungen und positioniert sich damit als zuverlässiger Partner des traditionellen Handwerks.

Lösung im Überblick

Ausgangssituation

Um ihre Mitgliedsunternehmen optimal zu unterstützen und die eigenen Prozesse datengesteuert zu managen, setzt die BÄKO HANSA seit mehreren Jahren die Datenanalyselösung Qlik ein. Anfänglich wurde die gesamte Qlik-Landschaft vollständig vor Ort betrieben. Zu einem späteren Zeitpunkt entschied sich das Unternehmen, schrittweise in die Cloud zu wechseln und zunächst das Frontend (die Qlik-Apps) in die Cloud zu migrieren.

Das Ergebnis war ein hybrides System: Die Analysen wurden in der Cloud ausgeführt, während das Backend – einschliesslich der Datenextraktion und Vorverarbeitung aus einer zentralen IBM Informix-Datenbank und mehreren Excel-Tabellen – weiterhin vor Ort lief. Die Daten wurden über Qlik Data Transfer in die Cloud hochgeladen, wo sie teilweise transformiert und modelliert wurden, bevor sie in die Anwendungen geladen wurden.

Dieser zweigeteilte Prozess erwies sich jedoch als langsam, fehleranfällig und wartungsintensiv. Bei Störungen mussten die Verantwortlichen an mehreren Stellen gleichzeitig nach der Ursache suchen – in der App, im Cloud-Modell, in der Cloud-Transformation oder auf dem lokalen Server. Das machte die Fehlersuche mühsam und verlängerte die Bearbeitungszeiten erheblich.

Neben dem Wunsch nach mehr Prozesseffizienz spielten auch übergreifende IT-strategische Überlegungen eine Rolle. „Wir wollen die Kostenstrukturen transparenter machen und Ressourcen konsolidieren“, erklärt Anne Eschenbrücher, Data Analyst bei der BÄKO HANSA. „Qlik ist für uns unverzichtbar, aber es ist auch ein kostenintensives Tool. Deshalb suchen wir nach Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungspotenzialen in anderen Komponenten.“

Für die komplette Cloud-Migration suchte die BÄKO HANSA ein Tool, das alle Datenintegrationsprozesse zentral verwalten kann.

Lösung

Einführung von iVIEW Dataflow: Stabilisierung und Modernisierung der Datenprozesse

Die Wahl fiel auf iVIEW Dataflow, ein Modul der von Informatec entwickelten iVIEW-Lösung für Business Intelligence und Data Analytics im Qlik-Umfeld. Es unterstützt Unternehmen dabei, Daten aus unterschiedlichen Quellen zentral zu extrahieren, zu transformieren und für Analyse-Tools wie Qlik bereitzustellen.

«Für iVIEW haben wir uns letztlich auch aus Kostengründen entschieden – es bietet die benötigten Funktionen und ist zugleich eine der wirtschaftlicheren Optionen», ergänzt Anne Eschenbrücher.

Die BÄKO HANSA wollte die Lösung langfristig selbständig betreiben. Um internes Fachwissen aufzubauen, buchte das Großhandelsunternehmen eine zweitägige iVIEW-Schulung bei Informatec. Die Berater führten das Team zunächst durch die Einrichtung der Extraktionen. Anschließend migrierte die BÄKO HANSA schrittweise und selbstständig die vorhandenen On-Premises-Extraktionen auf iVIEW. Es folgte eine weitere Schulung mit dem Schwerpunkt Transformationen, die etwa einen Tag dauerte. „Die Unterstützung war besonders positiv: Die Berater von Informatec haben sehr schnell auf Fragen geantwortet – in der Regel innerhalb von ein bis zwei Stunden„, sagt Anne Eschenbrücher.

«Anfangs bestanden die meisten Herausforderungen darin, die Funktionsweise des neuen Tools kennenzulernen», erinnert sich Anne Eschenbrücher.«Ich komme ursprünglich aus dem Bereich Data Engineering und Process Mining, Qlik und iVIEW waren für mich neu. Trotzdem konnte ich mich schnell einarbeiten. Wir sind zügig vorangekommen und konnten die Migration schrittweise erfolgreich umsetzen. Das lag auch an der guten Zusammenarbeit mit Informatec. »

Zu Beginn lag der Schwerpunkt auf der Umstrukturierung der Extraktionsprozesse, da diese zuvor auf dem lokalen Server liefen und häufig Fehler verursachten. Der Extraktionsprozess wurde mit iVIEW neu aufgebaut und in die Cloud verlagert, was zu einer deutlich stabileren Datenbereitstellung führte.

Bei der Transformation der Daten entschied sich das Team für ein vorsichtigeres Vorgehen. Bestehende Transformationen in Qlik-Skripten wurden nach und nach in iVIEW nachgebildet und parallel zu den alten Prozessen betrieben. Auf diese Weise liess sich sicherstellen, dass die neuen Tabellen und Datenflüsse korrekt implementiert waren und die Ergebnisse mit den bisherigen Prozessen übereinstimmten.

Auch die Anbindung der einzelnen Qlik-Apps an die neuen Datenquellen erfolgte Schritt für Schritt. Auf diese Weise konnte die BÄKO HANSA die Konsistenz der Ergebnisse kontinuierlich überprüfen und gleichzeitig einen unterbrechungsfreien Betrieb aufrechterhalten.

Obwohl die BÄKO HANSA iVIEW weitgehend eigenständig betreibt, greift das Team bei speziellen Anforderungen gezielt auf die Unterstützung von Informatec zurück – Informatec unterstützt die BÄKO nun auch als Qlik-Partner. Ein aktuelles Beispiel ist die Datenbereinigung in Kombination mit Deltaladungen: Für die tägliche Datenverarbeitung verwendet BÄKO HANSA zwei Arten von Extraktionen – Full Loads, die alle relevanten Daten seit dem 1. Januar 2022 neu laden, und die effizienteren Delta Loads, die nur die seit dem Vortag hinzugekommenen Datensätze erfassen. Delta-Loads führen zu einer erheblichen Zeitersparnis, insbesondere bei sehr großen Tabellen, wie z.B. den Verkaufspositionen mit mehr als 42 Millionen Einträgen.

In der Praxis stellte sich jedoch eine Herausforderung heraus: Aufträge können nachträglich geändert oder gelöscht werden – zum Beispiel, wenn ein Kunde die Mengen anpasst oder einen Auftrag storniert. Solche Änderungen werden von einem reinen Delta-Load nicht erfasst, da er nur neue Datensätze seit dem letzten Lauf lädt und bestehende Einträge nicht erneut überprüft. Dies führte zu Diskrepanzen in den Analysen, z. B. bei den Umsatz- oder Verkaufszahlen. Um diese Unstimmigkeiten zu vermeiden, lieferte Informatec eine Vorlage mit automatisierten Verarbeitungsschritten, die BÄKO HANSA nun für diese Tabellen verwendet: Jeden Morgen wird der komplette Datensatz des Vormonats automatisch gelöscht und neu geladen.

Zentrale KPI- und Variablenverwaltung mit der iVIEW Library

Nach der erfolgreichen Einführung von iVIEW Dataflow hat die BÄKO HANSA ein weiteres erfolgskritisches Thema aufgegriffen, das für den Erfolg von BI-Initiativen unerlässlich ist: die konsistente und effiziente Verwaltung der in Qlik verwendeten Variablen, KPIs und Definitionen. Ursprünglich wurden die Variablen über eine lokal gepflegte Excel-Tabelle und in einigen Fällen sogar über zusätzliche TXT-Dateien in die Qlik-Apps geladen. Änderungen mussten manuell vorgenommen, hochgeladen und dann wieder in die App geladen werden. Dieser Prozess war umständlich, fehleranfällig und bot keine Versionskontrolle. Besonders schwierig war es, weil viele Variablen voneinander abhängig waren und diese Abhängigkeiten in Excel nur schwer nachzuvollziehen waren.

Auch für diese Herausforderung wird ein Modul des iVIEW-Frameworks verwendet: die iVIEW Library. Sie ermöglicht eine zentrale Variablenverwaltung, eine schnelle Umsetzung von Änderungen und sofortige Aktualisierungen in den Apps. Außerdem zeigt es an, welche Variablen auf andere verweisen.

Die grösste und geschäftskritischste App der BÄKO HANSA – die VK-Umsatz-Dashboards, die unter anderem alle Umsatz- und Verkaufszahlen liefern – wurde als erste vollständig auf iVIEW Dataflow und die Bibliothek migriert.

Einsatzbereiche und Nutzen

Der Einsatz von iVIEW Dataflow brachte für die BÄKO HANSA erhebliche Verbesserungen im Vergleich zu dem vorherigen Ansatz, der auf Qlik-Skripten basierte. Statt Daten aus der lokalen Umgebung per Qlik Data Transfer in die Cloud zu laden und anschliessend in verschiedenen Skripten weiterzuverarbeiten, können Extraktion und Transformation nun zentral in iVIEW umgesetzt werden. Das reduziert die Komplexität der Prozesse, erhöht die Stabilität und macht die Datenflüsse transparenter. Fehlerquellen, die zuvor an verschiedenen Stellen, wie dem lokalen Server, der Cloud-Transformation oder dem App-Skript gesucht werden mussten, werden so vermieden.

Die Vorteile zeigen sich vor allem in Bezug auf die Leistung und die Verfügbarkeit der Daten. In der Vergangenheit standen die Daten den Geschäftsanwendern oft nur zwischen 9:00 und 10:00 Uhr in vollem Umfang zur Verfügung. Heute sind sie bereits gegen 6:30 Uhr verfügbar – ein entscheidender Vorteil für die vielen Mitarbeiter im Einkauf, die ihren Arbeitstag bereits um 6:30 Uhr beginnen und nun viel früher auf aktuelle Informationen zugreifen können.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit, in iVIEW Dataflow die Prozessschritte gezielt zu überwachen und zu optimieren. Für jeden einzelnen Schritt ist ersichtlich, wie lange er benötigt. Engpässe lassen sich leicht identifizieren und durch Parallelisierung beschleunigen – etwas, das mit den Qlik-Skripten in dieser Form nicht möglich war. Diese Transparenz erlaubt es dem Team, den laufenden Betrieb kontinuierlich zu verbessern und die Performance der Datenverarbeitung zu steigern.

Auch bei der Wartung und Fehlersuche bietet iVIEW klare Vorteile. Besonders hilfreich ist die integrierte E-Mail-Benachrichtigung im Falle von Fehlern: Wenn ein Problem auftritt, erhält das Team morgens eine E-Mail mit dem betroffenen Prozessschritt und einem Protokollauszug. So können Fehler viel schneller erkannt und behoben werden. In der Vergangenheit wurden Probleme oft erst sichtbar, wenn Mitarbeiter im Laufe des Vormittags meldeten, dass Daten nicht geladen worden waren, wobei sich die Lösung häufig bis zum Nachmittag hinzog.

Die Einführung der iVIEW Library hat entscheidend dazu beigetragen, Ordnung und Konsistenz in die grosse Anzahl der bei der BÄKO HANSA verwendeten KPIs zu bringen. Zuvor wurden die Variablen in Excel- und TXT-Dateien gepflegt – oft mehrfach und mit unterschiedlichen Berechnungen. In einigen Fällen gab es ein und denselben KPI dreimal, jeweils mit einer anderen Definition. Allein eine der zentralen Excel-Dateien enthielt mehr als 3.000 Einträge, was die Verwaltung äußerst komplex und fehleranfällig machte. Häufig blieb unbemerkt, dass eine Variable bereits existierte und deshalb erneut hinzugefügt wurde – manchmal sogar mit einer anderen Berechnungslogik.

Das führte zu Inkonsistenzen in den Apps und erschwerte es sowohl dem BI-Team als auch den Anwendern, sich auf die Daten zu verlassen. Ein besonders prägnantes Beispiel war die Umsatzkennzahl: In manchen Apps wurde der Umsatz nach Rechnungsdatum, in anderen nach Lieferdatum berechnet. Für die Fachbereiche war oft nicht erkennbar, warum die Zahlen voneinander abwichen, was zu Misstrauen gegenüber den Daten führte.

Mit der iVIEW Library war die BÄKO HANSA in der Lage, diese Mehrfachdefinitionen zu identifizieren, sie zu bereinigen und einheitliche Regeln für alle Bereiche festzulegen. Durch diese Bereinigung konnte die Anzahl der in den Apps genutzten Variablen deutlich reduziert werden. Heute stehen weniger, aber einheitlich definierte Kennzahlen zur Verfügung, die konsistent, transparent und leichter zu warten sind.

Als Ergebnis dieser Bereinigung wurde die Anzahl der in den Apps verwendeten Variablen erheblich reduziert. Heute stehen weniger, aber einheitlich definierte KPIs zur Verfügung, die konsistenter, transparenter und leichter zu pflegen sind.

«In unserer grössten App hatten wir früher 1.118 Variablen geladen – viele davon wurden gar nicht genutzt. Heute sind es dank der iVIEW Library nur noch rund 250, und wir arbeiten deutlich effizienter und übersichtlicher», konkretisiert Anne Eschenbrücher.

iVIEW Dataflow und die iVIEW Library helfen der BÄKO HANSA nicht nur dabei, bestehende Prozesse zu beschleunigen und zu stabilisieren, sondern schaffen auch langfristig Ordnung und Struktur in der BI-Landschaft. Viele der vorhandenen Qlik-Apps waren im Laufe der Jahre organisch gewachsen und enthielten redundante Variablen und unnötige Funktionen. Mit der Einführung von iVIEW konnte die BÄKO HANSA nicht nur Altlasten beseitigen, sondern auch Prozesse etablieren, die verhindern, dass sich ein solcher Wildwuchs wiederholt. Änderungen an Variablen wirken sich nun systemweit aus und nicht mehr nur in einzelnen Anwendungen. Darüber hinaus laden neue Anwendungen durchgängig nur die Daten und KPIs, die wirklich benötigt werden – ein wichtiger Schritt, um die BI-Umgebung langfristig schlank, leistungsfähig und vertrauenswürdig zu halten.

Zukunft

Die Migration auf iVIEW Dataflow bei der BÄKO HANSA ist zu etwa 75 Prozent abgeschlossen. Die Migration soll bis zum Ende des nächsten Quartals vollständig abgeschlossen sein. Parallel dazu wird die Anbindung von Qlik-Apps an die iVIEW Library weiter vorangetrieben. Langfristig sollen alle ca. 46 bestehenden Apps in die Library migriert werden.

„Informatec hat mit iVIEW eine hervorragende Lösung entwickelt – man merkt, dass viel Fachwissen und Erfahrung darin steckt. Gleichzeitig schätzen wir den kollaborativen Support sehr: Wenn Fragen auftauchen, antwortet das Team schnell und pragmatisch, oft innerhalb weniger Stunden. Diese Kombination aus technischer Exzellenz und zuverlässigem Support macht Informatec zu einem idealen Partner für uns.“Anne Eschenbrücher, Data Analyst, BÄKO HANSA eG

Zusammenfassung